Voorwoord
Stichting Schuilplaats hecht grote waarde aan privacy en privacybescherming. Per 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Met de komst van de nieuwe privacywetgeving heeft Stichting Schuilplaats al haar activiteiten opnieuw onder de loep genomen en waar nodig aanpassingen gerealiseerd. Dit is een doorlopend proces, waardoor dit document op enig moment kan worden gewijzigd. Op deze pagina vindt u steeds het actuele document. De laatste versie van het document ‘Privacy bescherming en AVG’ is 25 mei 2018. Daarnaast kunt u ons Privacyreglement inzien.
Inleiding
Stichting Schuilplaats wil helder en transparant de informatie delen over hoe de organisatie omgaat met het beheer en verwerken van persoonsgegevens. Het uitgangspunt is om al het mogelijke in werking te stellen om de privacy te waarborgen en zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens. Het betreft zowel de persoonsgegeven van cliënten (cliëntgegevens) als van klanten (klantgegevens) zoals donateurs, kerkelijke betrokkenen en andere relaties.
Uitgangspunten
De organisatie hanteert de volgende uitgangspunten met betrekking tot beheer en verwerken van persoonsgegevens:
- De cliënt- en klantgegevens worden verwerkt in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. De doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit document.
- Het verwerken van de cliënt- en klantgegevens beperkt zich tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
- De hulpverleners vragen de cliënt uitdrukkelijke toestemming om de cliëntgegevens die nodig zijn voor de doeleinden, vast te leggen en te verwerken.
- De organisatie heeft passende technische en/of organisatorische maatregelen genomen om de beveiliging van de cliënt – en klantgegevens te waarborgen.
- De medewerkers delen geen persoonsgegevens aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verstrekt.
- De medewerkers zijn op de hoogte van de rechten van de cliënt en de klant omtrent de persoonsgegevens en respecteert deze te volle.
Beheer cliëntgegevens (dossiers)
De hulpverleners zijn verplicht een dossier van de cliënt aan te leggen, vanwege het waarborgen van de continuïteit van de hulpverlening, het afleggen van verantwoording en het mogelijk maken van toetsing. Naast de cliëntgegevens die de cliënt zelf ter beschikking stelt, wordt alleen de noodzakelijke informatie voor de cliëntbegeleiding opgeslagen in het cliëntdossier. Wanneer hulpverleners het helpend en nodig achten om persoonlijke ‘werkaantekeningen’ te maken in het dossier van de cliënt, is dat alleen mogelijk zolang het ‘geheugensteuntjes’ betreft en mag het geen essentiële informatie bevatten die relevant is voor de hulpverlening. Op het moment dat de cliënt zijn of haar dossier opvraagt moet de gehele inhoud aan hem of haar kunnen worden overgedragen. De organisatie heeft de volgende doelstellingen met betrekking tot de informatie in het cliëntdossier:
- Persoonlijke NAW gegevens voor contact en communicatie.
- Noodzakelijke informatie voor facturering en betaling van eigen bijdragen.
- Informatie voor geanonimiseerde rapportages t.b.v. verantwoording aan financiers.
- Hulpverleningsplan voor afstemming doelstelling van de begeleiding met de cliënt.
- Gespreksrapportage(s) voor procesmatige en gestructureerde begeleidingsgesprekken.
- Inhoud van emailcontacten met cliënt en derden t.b.v. afspraken en opdrachten.
- Evaluatieverslagen voor feedback cliënt en ondersteuning van het hulpverleningsproces.
- Informatie t.b.v. de afsluiting van het hulpverleningstraject.
Beheer klantgegevens (donateurs)
De administratief medewerker(s) van Stichting Schuilplaats dragen verantwoordelijkheid voor het beheer van donateur gegevens. De organisatie is in grote mate afhankelijk van mensen die het werk een warm hart toedragen en het willen ondersteuning met een financiële gift. Deze donateurs ontvangen van de organisatie het blad ‘Schuilplaats Perspectief’. Mensen kunnen zichzelf opgeven als donateur via de website of tijdens presentaties en/of bijeenkomsten. Cliënten die ingeschreven staan, zijn automatisch donateur door aan te geven post te willen ontvangen. Zij worden hierover geïnformeerd en duidelijk gemaakt wanneer zij geen ‘Schuilplaats Perspectief’ willen ontvangen zij dit eenvoudig kunnen aangeven middels een mail aan de administratief medewerker. De organisatie heeft de volgende doelstelling met betrekking tot het verstrekken van het blad:
- Donateurs informeren over het werk van Stichting Schuilplaats en wijzen op de mogelijkheid tot het geven een gift.
- Preventie werk verrichten door het aanreiken van een concrete probleemsituatie met tips en tools van een hulpverlener over hoe hiermee om te gaan.
- Bekendheid generen waardoor meer mensen betrokken raken op het werk van Stichting Schuilplaats en de organisatie kunnen steunen door middel van giften en gebeden.
Beheer klantgegevens (financiers)
De administratief medewerker(s) van Stichting Schuilplaats dragen zorg voor een juiste beheer van klantgegevens van mensen die het werk van de stichting ondersteunen middels het verstrekken van financiële middelen en/of bijdrage aan ondersteunende diensten ten behoeve van de uitvoerende werkzaamheden van de stichting. Dit betreft contactpersonen van kerken, burgerlijke gemeenten, bedrijven en organisaties. De organisatie heeft de volgende doelstelling met betrekking tot de gegevensbeheer van klanten:
- Persoonlijke NAW gegevens voor contact en communicatie.
- Noodzakelijke informatie voor facturering en betaling van kosten.
- Rapportage t.b.v. de voortgang van samenwerking en opvolgen van afspraken.
- Verstrekken van geanonimiseerde en getalsmatige gegevens en/of rapportages ter verantwoording aan kerkelijke en burgerlijke gemeenten die het werk financieren.
Beroepsgeheim
Stichting Schuilplaats wil niet alleen de privacy beschermen omdat het een wettelijke verplichting is, maar ook om de vertrouwensrelatie met cliënten te borgen. Wanneer er geen of te weinig vertrouwen is, heeft dat een negatieve invloed op een goede en effectieve hulpverleningsrelatie. De hulpverleners van Stichting Schuilplaats houden zich aan de Beroepscode voor de Maatschappelijk Werker, uitgegeven door de Beroepsvereniging van Professionals in Sociaal Werk (BPSW). De hulpverlener is verplicht tot geheimhouding van alle kennis over de cliënt. Wanneer de hulpverlener het in het belang van de hulpverlening nodig acht met anderen over een situatie te overleggen, bijvoorbeeld met een huisarts, kan dat alleen met toestemming van de cliënt. Zonder diens toestemming wordt geen contact met derden opgenomen.
De hulpverlener die werkzaam is binnen een Centrum voor Jeugd en Gezin of Sociaal (wijk)team maakt gebruik van een multidisciplinaire overleg. Hiervoor gelden specifieke regelingen omtrent de privacy van cliënten. De organisatie heeft deze algemene regelingen beschreven in het document ‘Privacywetgeving en multidisciplinaire overleg Sociaal Team’. Dit document is op te vragen bij de stichting. Daarnaast is het mogelijk dat het CJG netwerk of Sociaal Wijkteam een eigen manier van handelen kent omtrent omgang met privacy.
Hulpverleners verlenen ook hulp aan jeugdigen van 12+, zowel individueel als gezamenlijk met de ouders/verzorgers van de jeugdigen. Aangezien jeugdigen in deze leeftijdscategorie nog niet volledig zelfstandig zijn, vraagt het extra zorgvuldigheid in het handelen bij hulpverlening aan gezinnen, kinderen en jongeren van -9 maanden tot 23 jaar. Hiervoor heeft de organisatie specifieke richtlijnen opgesteld in het document ‘Richtlijnen jeugdhulpverlening Stichting Schuilplaats / DMW’. Dit document is op te vragen bij de stichting.
De hulpverlener kan bij aanvang van of tijdens het hulpverleningsproces geconfronteerd worden met signalen van huiselijk geweld en/of kindermishandeling. De hulpverlener handelt bij deze signalen volgens het ‘Beleidsdocument t.b.v. veiligheid en meldcode’. Dit document is op te vragen bij de stichting. Stichting Schuilplaats geeft het veiligheidsbeleid vorm volgens de landelijke Meldcode ‘huiselijk geweld en kindermishandeling’.
Inzagerecht cliëntdossier
Een cliënt kan, tijdens een lopend hulpverleningstraject, ten alle tijde inzage krijgen in zijn of haar cliëntdossier. Hij of zij heeft ook de mogelijkheid om een kopie van het cliëntdossier op te vragen of om het cliëntdossier digitaal te ontvangen. Na afsluiting van de hulpverlening kan een ex-cliënt zijn of haar cliëntdossier ook inzien, maar dient daarvoor het formulier 'Inzage gegevens archief' te ondertekenen. De hulpverlener maakt met de ex-cliënt een afspraak op welke wijze hij of zij het cliëntdossier in kan zien of kan ontvangen.
Als er sprake is van een cliëntdossier van een echtpaar, kan het cliëntdossier alleen ingezien of ontvangen worden als beide echtelieden hiervoor persoonlijk toestemming geven of als het een gezamenlijk aanvraag is. Dit om te voorkomen dat bij een relatiebreuk één van beide het cliëntdossier gaat gebruiken voor andere doeleinden dan waar de hulpverlening voor bedoeld is/was.
De cliënt heeft verder ook het recht te weigeren om kennis te nemen van zijn situatie (en de inhoud van zijn dossier). De cliënt kan vragen om (onderdelen van) zijn dossier te vernietigen. Dit zal binnen drie maanden na het verzoek door de hulpverlener gebeuren.
Indien van Stichting Schuilplaats gegevens worden gevraagd voor wetenschappelijk onderzoek of statistiek, zijn de gegevens zodanig verwerkt dat het niet meer herleidbaar is tot individuele natuurlijke personen.
Uitgebreide beschrijving van het inzagerecht en hoe daarnaar te handelen is te lezen in het document ‘Privacyreglement’ van Stichting Schuilplaats, te vinden op de website.
Bewaartermijn cliëntdossier
Na beëindiging van de hulpverlening worden de cliëntgegevens twee jaar bewaard, tenzij deze gegevens in verband met wettelijke verplichtingen langer bewaard moeten blijven, zoals de Jeugdwet dit voorschrijft (15 jaar).
Gebruik (technische) middelen en mensen
De organisatie gebruikt (technische) middelen, systemen en mensen ter ondersteuning van de werkzaamheden en ten behoeve van de administratie van de organisatie om de hierboven beschreven doeleinden te bereiken. Wanneer de organisatie gegevens van cliënten en klanten met een externe ‘partij’ delen, heeft de organisatie daar van tevoren goede afspraken over gemaakt. Deze zijn vastgelegd in een verwerkersovereenkomst, waaruit blijkt hoe de privacy gevoelige informatie wordt verwerkt en hoe hiermee wordt omgegaan volgens de richtlijnen van de privacywet AVG.
Website
Google analytics: De website van www.stichtingschuilplaats.nl maakt gebruik van het statistiekenprogramma Google Analytics. De statistieken geven relevante informatie over de bezoekers van de website, zoals de meest gevraagde pagina’s. Deze informatie wordt geanonimiseerd verwerkt. Het doel hiervan is de inrichting van de website te optimaliseren of meer gerichte informatie op de site te zetten. Er wordt geen persoonlijke informatie verzameld uit Google Analytics. Daarnaast wordt er gebruik gemaakt van Hotjar. Ook deze informatie wordt geanonimiseerd verwerkt.
De website www.stichtingschuilplaats.nl bevat geen links naar de bedrijfspagina op Facebook of LinkedIn. Stichting Schuilplaats heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de persoonsgegevens die via de website verzonden worden te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Klachten Wanneer er klachten zijn over de verwerking van de persoonsgegevens, is het van belang om contact op te nemen met Functionaris voor Gegevensbescherming (FG) van Stichting Schuilplaats. Mocht de klacht niet naar tevredenheid worden verholpen, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy. Indien u na het doornemen van dit document, of in algemenere zin, vragen hebt over privacy en de bescherming van privacygegevens, neem dan contact op met: Stichting Schuilplaats T.a.v. H.J.C. Rebel (FG) Kerkewijk 115 3904 JA VEENENDAAL info@stichtingschuilplaats.nl 0318 - 526123